Így kezeljük az e-mailjeinket!
Az e-mailezés több, mint az olvasatlan levelek felszámolása. Mutatunk pár tudnivalót!
Önnek ajánljuk!
A munkahelyi stressz egyik okozója az olvasatlan, vagy még rosszabb: olvasott, de kezeletlen e-mailek áradata, mely ha egy bizonyos ponton túllép, akár a pánik szélére is sodorhatja a munkavállalót. Vége már annak az időszaknak, amikor elég volt csupán arra figyelni, hogy nap végén ne legyen megválaszolatlan levél a bejövő üzenetek között. Egyre több az olyan munkakör, ahol a dolgozó akár több száz levelet is kap naponta, ezeknek az e-maileknek később visszakereshetőnek, elemezhetőnek és rendezettnek kell lenniük.
Marietta egy multinacionális tanácsadó cég kommunikációs referense, és munkája során több tucat kollégával és ügyféllel áll állandó levelezésben. Tapasztalata szerint a bejövő e-mailek mennyisége évről-évre csak növekszik, az ok egyszerű: ahogyan a cégek egyre több platformon vannak jelen (közösségi oldalak, webes kampányok, internetes honlapok, content marketing), egyre nagyobb koordinációt jelent ezek összehangolása, így nő a levélváltások gyakorisága. De még az olyan vállalatok is megnövekedett e-mail aktivitásról számolnak be, akiknek egyáltalán nem tartozik a profiljukba az online jelenlét. Az okostelefon korszakában ma már diszkrétebb, és sokszor hatékonyabb üzenetet írni, mint telefonálni.
Marietta szerint sok tanulnivalónk van még azzal kapcsolatban, hogyan kellene hatékonyan e-mailezni. „Sokszor az alapok hiányoznak. A kommunikáció szakadozottá és követhetetlenné válik, ha nem világos, hogy ki milyen platformra ír és onnan milyen jellegű és milyen gyors választ várhat. Az e-mailezés kultúrája ott kezdődik, hogy komolyan veszünk egy elküldött üzenetet és reális elképzelésünk van azzal kapcsolatban, hogy a probléma megoldásához mennyire fog hozzásegíteni a válasz.”
Íme, az e-mailezéssel kapcsolatos néhány fontos szempont, amit haszonnal alkalmazhatunk.
Az e-mail eszköz legyen, ne pedig maga a feladat!
A sokadik, e-mailt jelző pittyegés hallatán álljunk meg egy pillanatra és gondolkodjunk el: feladatokat akarunk megoldani, vagy levelekre válaszolni? Következik-e egyikből a másik? Ha a nap végén nem lesz megválaszolatlan levelem, azzal közelebb leszek a munkám elvégzéséhez, vagy csak megágyaztam a másnapi e-mail lavina érkezésének?
Az azonnali válaszok világában élünk, és ha nem érkezik egy elküldött e-mailre válasz, a stressz szintünk növekszik. Látnunk kell azonban, hogy a végtelen levelezgetés sokszor nemhogy lerövidítené, de meghosszabbítja a folyamatokat.
Annak érdekében, hogy ezt elkerüljük, figyeljünk rá, hogy
- Tegyünk fel lényegre törő kérdést/kérdéseket, és jelezzük, hogy mikorra várjuk rá a választ.
- Az e-mailre a lehető legkevesebb embert tegyük rá, így elkerülhetjük a felesleges spam-elést és mi is kevesebb spam-et kapunk majd
- Vegyük észre, amikor bizonyos levelek már nem igényelnek részünkről további válaszadást. Amikor egy kollégánkkal napi 20 e-mailt váltunk, már nem kell mindegyik után visszaírni egy levelet azzal, hogy „köszönöm”.
Az e-mail megválaszolásakor az alábbiakat tartsuk szem előtt:
- Válaszoljunk a levélben felvetett minden egyes problémára. Tipikus hiba, amikor egy e-mailben több nyitott kérdés is felvetődik, de az illető háromból mondjuk csak kettőre reagál. Ilyenkor újabb és újabb e-mail váltásra van szükség, ami megint hosszú perceket, akár órákat vesz igénybe és azon vesszük észre magunkat, hogy félreértéseket próbálunk tisztázni ahelyett, dolgoznánk.
- Kerüljük az általános, mindenkinek szóló leveleket. Ha többen rajta vannak a levélen, mindig jelöljük, hogy kihez „beszélünk” éppen. Például: „@Géza: A fentiek alapján, kérlek, készítsd el a beszámolót! @Anna: Légy szíves foglald le a tárgyalót délelőtt 10 órára!”
Az e-mailezés időtényezőjét mi irányítsuk, ne pedig fordítva!
Egy e-mail elolvasása után átlagosan több mint egy percre van szüksége az agyunknak, hogy újra visszatérjen ahhoz a feladathoz, amelyet megszakítottunk. Ez rengeteg kiesést jelent, ha azt is hozzávesszük, hogy az olvasott levél tudat alatt folyamatosan zavarni fog, mivel cselekvést igényel.
Az e-mail nem egyenlő a chat-eléssel. Aki e-mailt küld, az nem szabad, hogy instant választ várjon rá, és ezt munkavállalóként tudatosítanunk kell. Jelöljünk ki magunknak naponta néhány elkülönített időszakot, amikor csak és kizárólag az e-mailek kezelésével foglalkozunk, és ehhez tartsuk is magunkat.
A következő módon kezeljük az e-maileket:
- Elolvasás után döntsük el, hogy az üzenet azonnali választ igényel-e. Ha igen, írjuk meg a választ rögtön. Ha nem tudjuk ezt megtenni, akkor is reagáljunk, és adjuk meg, mikor fogunk visszatérni a kért információval. Például: „Kedves Gábor! Köszönöm a leveledet. Utánanézek, és holnap délig jelentkezem az árajánlattal, amit említettél.” Ezt követően címkézzük fel az e-mailt, és tegyük el egy mappába, ahová az érdemi megválaszolásra váró leveleket gyűjtjük. „Sajnos gyakran tapasztalom – árulja el Marietta – , hogy nincs benne a levelezési kultúrában ez a fajta visszajelzés, így az illető akár napokig megválaszolatlanul hagy egy levelet és nem jelzi a feladónak, hogy dolgozik a kért információ beszerzésén, vagy megértette az e-mailben adott javaslatokat, utasításokat”.
- A postafiók legértékesebb része az archívum, mivel minden egyes levél egy beszélgetésfolyam része, amit gyakran vissza kell keresni. Az e-mailek akár jogi dokumentumként is szolgálhatnak, ha benne ígéretek és megállapodások kerültek rögzítésre. Éppen ezért címkézzük fel az egy projekthez/témához tartozó leveleket és hozzunk létre nekik külön mappát. Olvasás és megválaszolás után tegyük be őket a megfelelő szektorba, így mindig visszakereshetőek lesznek. Hozzunk létre általános mappákat is, ahol például a rendszergazdától, vagy a HR osztálytól kapott üzeneteket gyűjtjük. A jelszavak, elérési útvonalak, határidők, egyéb adminisztratív dolgok így nem fognak elsikkadni.
- Azonnali válasz, későbbi válaszadásról szóló levél küldése, törlés és mappázás – a felsoroltak közül valamelyiket mindig alkalmazzuk, ha bejövő levél érkezik, különben ismét tele leszünk olvasott, de kezeletlen levelekkel. Azt is vegyük észre, ha a kommunikációra nem az e-mail lenne a legalkalmasabb. Amikor azonnali döntést várunk, gyors válaszra van szükségünk vagy többen is várnak az illető jóváhagyására, akkor hívjuk telefonon az adott személyt, ahelyett, hogy e-mailt írnánk. Alkalmazzuk ennek eldöntésére a negyedórás szabályt! Ha olyan témáról lenne szó, hogy az elkövetkezendő negyed órában többször is rápillantanánk a postafiókunkra, hogy jött-e válasz, akkor szerencsésebb szóban megbeszélni a dolgokat.
Fontoljuk meg a fenti tanácsokat és ültessük át a gyakorlatba. Ha állást keresünk, a Profession.hu oldalára naponta kerülnek ki a legújabb pozíciók, melyek közül válogathatunk. Nézzük át a legfrissebb álláslehetőségeket, vagy keressünk személyre szabott beállításaink szerint! Ha tovább szeretnénk növelni esélyeinket, töltsük fel önéletrajzunkat, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést, illetve töltsük le a mobil applikációt: Androidra itt, iPhone-ra itt.
Készítette: Khojaste
