Online kommunikáció: így lehet hatékony

Vannak, akik számára az online kommunikációs csatornák használata mindennapos, és vannak, akik még csak most ismerkednek a lehetőségekkel. Csontos Timi szervezetfejlesztő, tréner és coach mai cikkünkben abban lesz a segítségünkre, hogy megértsük és kivédjük a leggyakoribb buktatókat, valamint elsajátítsuk a sikeres online kommunikáció alapelveit.   

A hatékonyság alapköve: a bizalom

A személyes érintkezést nélkülöző kapcsolattartás mindannyiunkat próbára tesz. Ha távmunkát végzünk, otthonról dolgozunk, esetleg egy virtuális, a világ különböző részein elszórva tevékenykedő csapat tagjai vagyunk, akkor a helyzet adta előnyök mellett, mint például a rugalmasság, bizony néhány negatívummal is szembesülni fogunk. Ezek közül a legalapvetőbb, hogy nehézzé válik a bizalom kiépítése vagy épp megtartása.

„Miért is? Mert nem látjuk vagy nem halljuk egymást, nem érzékelünk eleget a kommunikációból, és az annak kilencven százalékát kitevő nonverbális jelzésekből, ahhoz, hogy a kapott üzenetet sikeresen feldolgozzuk. Csakis azokra a közlésekre hagyatkozhatunk, amelyeket a másik, legtöbbször írásban, megoszt velünk, és ezek a megfelelő szövegkörnyezet vagy hanglejtés hiányában máris új, téves értelmet nyerhetnek. A folyamatosan fennálló információhézag miatt pedig sokkal nehezebb megalapozni a bizalmat” – magyarázza Timi. 

A jelenlegi, különleges helyzetben sokan azok közül is a képernyő előtt töltik a napjaikat, akik korábban még nem találkoztak ezzel a munkavégzési formával vagy sosem vágytak erre. Rengeteg kérdés felmerül bennünk ilyenkor, hiszen átalakulnak a megszokott kommunikációs és tájékozódási szokásaink. Nem kis odafigyelést igényel, hogy mi is és mások is biztonságban érezzük magukat, és gördülékennyé tegyük a munkavégzést annak ellenére, hogy a korábbiakhoz képest sokkal kevesebb információra, és ezzel együtt jelentősen több félreértésre számíthatunk. Van azonban ellenszer. 

Keretek és kapcsolódás

A legnagyobb kapaszkodót egy struktúra kialakítása jelentheti. Érdemes egy külön megbeszélés keretében mielőbb lefektetni bizonyos szabályokat, és megvitatni a felmerülő kérdéseket, félelmeket is. Ha tisztázzuk, mikor, milyen gyakran, milyen módon – például email, telefon vagy videóhívás formájában – miről és kivel szükséges értekeznünk, máris rengeteget tettünk azért, hogy ne vesszünk el a spontán kérések és reakciók között.

Nagyon fontos továbbá az is, hogy egyezzünk meg egyfajta törzsidőben, hogy egyértelmű legyen, kihez mikor tudunk fordulni – erre remek eszköz a digitális naptár, amelyet megoszthatunk egymással. Térjünk ki ezen belül arra is, milyen gyors válaszra számítunk, mondjuk egy emailben küldött kérésünk esetén, ezzel is megkönnyítve a teendőink priorizálását.

A rendszer kiépítése mellett a szakértő szerint van még egy lényeges kérdés, amire érdemes fokozott figyelmet fordítanunk az online kommunikáció során. 

„Mikor beszélgetünk – csak úgy? Amikor mindenki otthonról dolgozik, fennáll a veszélye annak, hogy eltávolodunk egymástól, mert bár vannak megbeszéléseink, de nincs alkalmunk a kötetlen csevegésre. Elmarad a szünetekben feltett „Hogy vagy?” és „A mi történt Veled a hétvégén?”. A kapcsolódás, az összetartás és a hatékonyság megőrzése érdekében a virtuális közegben is meg kell teremtenünk ezeket a kieső „konyhai helyzeteket”, az olyan pillanatokat, amikor csak kávézunk és beszélgetünk egymással” – emeli ki interjúalanyunk. 

Felértékelődő visszajelzések

Az igényeink kifejezésére való képességünk is rendkívüli szerepet kap akkor, amikor nem tudunk egy-egy pillantással vagy biztató vállon veregetéssel üzenni másoknak. Annak ellenére, hogy az egymással való érintkezés mértéke az online munkavégzés esetén jelentősen csökken, a nézeteltérések kialakulásának esélye megnövekedik, hiszen az esetleges sérelmek, kommunikációs zavarok nem feltétlenül kerülnek időben kimondásra, feloldásra. 

„Egy ilyen, kevesebb közlésre alapuló közegben a visszajelzésre a szokásosnál nagyobb szükség van. Köszönjük meg, ismerjük el egymás teljesítményét! Teremtsünk minél több teret az őszinteségnek, hogy arról is kaphassunk visszacsatolást, ha a másik számára nem egyértelmű vagy nem megfelelő ritmusú az online kommunikációnk. Ugyanígy, mi magunk is adjuk bátran mások értésére, ha zavar minket valami: nyugodtan megoszthatjuk a kollégáinkkal, hogy előnyben részesítjük az emailben vagy a munkahelyi chatben történő üzenetváltást a közösségi oldalakkal szemben. Ahhoz, hogy pozitív és elfogadó, biztonságos légkört teremtsünk, elengedhetetlen, hogy merjünk tudatosan kommunikálni a negatív érzéseinkről is – ha valami bánt vagy akadályoz minket a hatékony munkavégzésben, emeljük fel a telefont, adjuk meg az esélyt a probléma mielőbbi megoldására” – tanácsolja Timi. 

A kulcs: az asszertivitás, a türelem és a humor  

A konfliktusok rendezésében segíthet az asszertív kommunikáció, amely lényegében a saját igényeink megfelelő módon történő kifejezése. Olyan közlés, amelyben nem minősítjük a másikat, vagy adunk hangot a dühünknek, hanem egyes szám első személyben beszélünk a megélésünkről, illetve fogalmazzuk meg építő jellegű kérésünket.

„Tegnap este nyolckor küldtél nekem egy emailt, amiben a munkámra adtál visszajelzést. Nagyon elszomorított, hogy én később már nem tudtalak elérni, hogy tisztázzuk ezt. Most mindenki nagyon feszült, én is annak érzem magamat. Szeretnélek megkérni, hogy az ilyen témát legközelebb vesd fel nekem szóban, úgy könnyebben meg tudjuk beszélni a dolgokat” – mondja a szakértő. 

És még egy jó tanács: az online térben és kihívások esetén is maradjunk pozitívak, és tudatosítsuk magunkban, hogy mind ugyanazon kihívásokkal állunk szemben, egy csónakban evezünk. „A sikeres virtuális kommunikáció egyik nagy kulcsa, hogy türelmesek legyünk egymással, és mindig a lehető legjobbat feltételezzük a másikról. Sokat tud továbbá segíteni, ha képesek vagyunk humorral fűszerezni az egymástól kissé elszigetelt mindennapokat: létrehozhatunk például egy közös chatet, ahol van helye a vicces képeknek, vagyis a nevetésnek is. Bármilyen módot is találunk a szórakozásra, a lényeg, hogy érezzük, a bonyolult vagy épp bizonytalan, új helyzetekben is számíthatunk egymásra és a derűlátásunkra.”  

A sikeres online kommunikáció kulcsa tehát már a kezünkben van, és rajtunk múlik, hogyan forgatjuk azt a zárban. Ha pedig új környezetben tennénk próbára frissen szerzett tudásunkat, tisztázzuk le személyes prioritásainkat, és válogassunk a több ezer lehetőség között. Maradjunk naprakészek, kérjünk hírlevelet és Facebook értesítést is, és akkor se csüggedjünk, ha álmaink állása lassabban talál ránk, mint reméltük. Mindennek eljön a maga ideje, a türelem ebben az esetben is célravezető. 

Készítette: Profession.hu

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, kollégák, online kommunikáció, távmunka, otthoni munkavégzés