Önnek ajánljuk!

Nyitott pozíciók, amik érdekesek lehetnek az Ön számára!

A fókuszált munkavégzés napjaink vágyott, mégis gyakran nehezen elért állapota: üzenetek, telefonhívások, e-mailek, váratlanul felbukkanó kollégák akadályozzák meg újra és újra, hogy belemerülhessünk aktuális feladatunkba. A nap végén aztán értetlenül állunk a tény felett, hogy szinte semmit sem haladtunk teendőinkkel, miközben fogalmunk sincs, mivel is ment el az időnk, hiszen semmi nagy dolgot nem csináltunk. Aki számára ismerős a helyzet, annak szól mai cikkünk: Danyi István időgazdálkodási szakértővel járjuk körbe a témát, aki néhány valóban hatékony technikát is megoszt velünk.

Zavar a rendszerben

Amikor időrablókról beszélünk, első helyen kell említenünk a social médiát, a közösségi felületek ugyanis mindig velünk vannak, és állandó kísértést jelentenek. „Az okostelefonok korában, amikor ráadásul sokan számítógépen végezzük a munkánkat, nagyon nehéz elkerülni, hogy ne csússzunk bele újabb és újabb időrabló spirálokba. Értesítések bombáznak minket, vagy épp befut egy üzenet, amire hiába írtuk meg a választ, de vár ránk a véget nem érő hírfolyam, nekünk csupán görgetnünk kell. A végtelen tartalom egyetlen pillanat alatt beszippanthat bennünket, ráadásul a like-ok, kommentek, megosztások hatására az agyunk dopamint, vagyis jutalmazási enzimet termel, és minden egyes dopamin-löket arra ösztönöz bennünket, hogy minél több időt töltsünk ezeken a platformokon, és lehetőleg ezt minél aktívabban tegyük” – sorolja a legtöbbünket érintő problémákat Danyi István.

Nyerjünk az időrablókkal szemben - munka, időgazdálkodás, hatékonyság

Olykor persze jól jöhet, ha tájékozódunk a világ dolgairól, vagy épp szakmai profilunkon időzünk el, ha azonban munkaidőben mind többször nyúlunk a telefonunk után, azzal bizony garantáltan aláássuk a hatékonyságunkat. „A közösségi oldalak legkárosabb hatása, hogy a fókuszt, és ezáltal a produktivitás alapját jelentő flow állapotot törik meg. Persze ez igaz lehet egy bejövő hívásra, vagy a hátunkat kopogtató munkatársunkra is, a végeredmény ugyanaz lesz. Ahogy kilépünk az általunk kialakított fókuszált állapotból, nemcsak azáltal veszítünk időt, hogy a munkavégzésünk folytonossága szakad meg, és más tevékenységre kell az agyunkat átállítani, de a fókuszáltságba való visszakerülés is időbe, akár 5-10 percbe is telhet. Vagyis, ha például egy két órás intervallumot terveztünk be egy feladatra, de két-háromszor megzavar bennünket valami, legalább fél óránk kiesik, vagyis mindössze másfél óránk jut az elintézendőnkre” – figyelmeztet interjúalanyunk.

Csak tudatosan!

Azt talán mondanunk sem kell, hogy aki munka közben folyamatosan a telefonja csalogató kijelzőjére pillanat, bele sem tud kerülni abba az állapotba, ahol a haladás megtörténhet, de a fókuszt bármi elcsábíthatja, ami nem a munkával kapcsolatos. „Menjünk elébe a dolgoknak, és akadályozzuk meg a figyelmünk elkalandozását: alakítsunk ki ingerszegény környezetet a munkavégzéshez, ami azt jelenti, hogy csak a munkánkhoz nélkülözhetetlen eszközöket, dokumentumokat hagyjuk elől, minden mást pakoljunk el az asztalunkról, beleértve az aktuálisan felesleges íróeszközöket, tűzőgépet, post-itot, és hasonlókat. Természetesen a telefonunkat nem kell kikapcsolnunk, de helyezzük karnyújtásnyinál nagyobb távolságra, és máris sokat tettünk a kísértés leküzdéséért. Ezek a lépéseket még azelőtt tegyük meg, hogy dolgozni kezdenénk, ugyanis amint adódik egy pillanatnyi megingás a feladatvégzés során, azonnal a számunkra épp legérdekesebb, és kéznél lévő dologgal kezdünk el babrálni, a ceruzahegyező-effekt tipikus példa erre, ha azonban nincsenek körülöttünk ilyen alternatívák, nagyobb eséllyel lendülünk túl a hullámvölgyön, és folytatjuk, amit elkezdtünk” – osztja meg a szakember.

Sürgős vagy fontos?

István szerint a strukturált halogatás is jó eszköz arra, hogy ne vesszünk el a ránk zuhanó feladatok rengetegében, a váratlan kérdések, kérések ugyanis szintén rengeteg időt elcsalhatnak tőlünk. „Az Eisenhower mátrix nagy segítségünkre lehet a priorizálásban – eszerint minden feladat elhelyezhető a sürgős és fontos tengelyek keresztmetszetében. A fontossági sorrendünk élére mindig a sürgős és fontos teendőknek kell kerülniük, egyrészt mert ezek azonnal elvégzendők, másrészt mert ezek nélkül valószínűleg nem tudunk továbbhaladni. A második helyen a fontos, de nem sürgős feladatoknak kell állnia, ezzel ugyanis megelőzhetjük, hogy ismét tűzoltásba csapjon át a munkánk, ezt azonban a legtöbben elrontják, ugyanis az időnyomás miatt a sürgős, de számukra nem fontos feladatokat veszik előre. A hangsúly tehát mindig azon van, hogy nekünk mi a fontos, minden más csak ezután következzen.

Amikor egy kollégánktól érkezik egy e-mail vagy az asztalunk mellett toporogva kéri, hogy valami nagyon fontos és halaszthatatlan dolgot csináljunk meg, a fentiek szerint mérlegeljük a helyzetet. „Tartsuk meg a kezünkben az irányítást, mivel abban a pillanatban, hogy a gyeplő kikerül a kezünkből, az időnk feletti kontrollt is elveszítjük. Amennyiben tehát van sürgősebb és fontosabb teendőnk, jelezzük nyíltan munkatársunk felé, hogy most nem tudunk a kérdésével foglalkozni, térjünk rá vissza mondjuk két óra múlva – ez szóban vagy írásban is kevesebb, mint két percünkbe telik, így visszadobtuk neki a labdát, ő pedig eldöntheti, hogy megfelel-e ez így neki, vagy keres más megoldást. A struccpolitika, vagyis abban bízni, hogy ha nem reagálunk, megússzuk a témával való tennivalót, borítékolhatóan visszaüt, a transzparencia viszont garantáltan működik” – vallja interjúalanyunk.

Nyerjünk az időrablókkal szemben!

Van itt még valami…

Amennyiben lehetőségünk van rá, fontos feladatunk idejére vonuljunk el egy olyan helyre az irodában, ahol kisebb valószínűséggel találnak ránk, vagy kisebb szervezeteknél a közös naptárban befoglalt fókuszált idő is működhet. Ha ily módon a figyelmet elterelő vállkopogtatást sikerült kiiktatnunk, telefonunk távol van tőlünk, szinte minden adott a hatékonysághoz. „Egy dologról még érdemes említést tennünk, ami nem más, mint az internet. Egyes cégek központilag szabályozzák, mihez férhetünk hozzá a vállalati számítógépen és mihez nem, de ha a szörfölés csupán önfegyelem kérdése, megtámogathatjuk azt valamilyen online eszközzel. Az egyik, amit javasolnék a Forest, ami nagyban hozzájárulhat a strukturált időbeosztáshoz. A pomodoro elvet követve indíthatunk el számlálókat az alkalmazásban, és ha sikerül betartanunk a 25 perc munkavégzés – 5 perc szünet ritmust, egy virtuális fa kezd el növekedni a virtuális erdőnkben, ha azonban kalandozni kezdünk az interneten, a növekvő fánk azonnal kiszárad, és egy korhadt kerül az egészséges példány helyére” – fejti ki a látványos megoldást István.

És  megoszt egy másik előnyünkre váló programot is: „A Timestats az online térben töltött időnk monitorozásával járul hozzá a tudatosságunk erősítéséhez. Az alkalmazáson belül lehetőségünk van káros és hasznos kategóriákba sorolni az általunk leggyakrabban látogatott oldalakat, majd, napi, heti, havi, vagy akár éves kimutatásokban szembesülhetünk az eredménnyel. Azt is megtehetjük, hogy bizonyos oldalakat, például a facebookot leblokkoljuk, vagyis gátoljuk az elérését, így ha lenne kétpercnyi üresjáratunk, valószínűleg nem azzal fogjuk tölteni, hogy belépjünk a programba, feloldjuk a korlátozást, majd átkattintsunk a felületre, aztán pedig visszacsináljuk az egészet.

Ahogy a szakember fogalmaz a fentiek csupán a hatékony időgazdálkodás hatalmas tortájának egyetlen apró szeletét jelentik, mégis érdemes probálgatnunk az egyes technikákat, hogy megtaláljuk azokat, amelyek ténylegesen hasznosak számunkra. És ne feledjük, hogy kifogások helyett inkább a megoldásokat keressük – akkor is, amikor állást keresünk! A lehetőségek csak ránk várnak, válogassunk személyes preferenciáink szerint, váljunk láthatóvá a munkáltatók számára, valamint kérjünk hírlevelet illetve Facebook értesítéstis, így biztosan nem maradunk le egyetlen nekünk való munkáról sem.

 

Készítette: Istók Nikoletta

A Profession.hu Facebook oldala

A Profession.hu Instagram oldala

Címkék: munka, hatékonyság, fókuszáltság, tudatosság, időgazdálkodás